Original sur support papier
Si l'original du document est sur support papier, il est conseillé de le conserver sur support papier.Exemple : diplôme transmis par courrier ou remis en main propre.En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version numérisée/photocopiée a valeur uniquement de copie. Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être fiable. De plus, si l'original du document existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée.La durée de conservation varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Original sur support électronique
Si l'original du document est sur support électronique, il est conseillé de le conserver sur support électronique.Exemple : avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet.En effet, si vous imprimez ce document, la version imprimée a valeur uniquement de copie. Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être fiable. De plus, si l'original du document existe toujours , sa présentation peut toujours être exigée.La durée de conservation d'un document électronique est identique à celle d'un document papier. Elle varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
À savoir
Un écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à en garantir
l’intégrité . En pratique,
la signature électronique permet d'identifier la personne signataire de l'acte.
