L'entreprise doit faire sa demande de remboursement avant le 30 septembre de l'année qui suit celle au cours de laquelle la TVA dont elle a demandé le remboursement était exigible. Elle doit faire cette demande sur son espace professionnel du site impôt.gouv.fr :
L'entreprise doit joindre à sa demande de remboursement les informations et documents suivants :
Nom et adresse complète de l'entreprise
Adresse mail de l'entreprise
Description des activités professionnelles pour lesquels les biens ou les services ont été acquis
Période de remboursement sur laquelle la demande porte
Déclaration selon laquelle durant la période pour laquelle est faite la demande de remboursement, l'entreprise n'a pas effectué de livraison de biens ou de prestations de services n'ouvrant pas droit au remboursement de TVA dans l'État de remboursement
Numéro de TVA intracommunautaire
Coordonnées bancaires (IBAN, BIC)
Éventuellement, mandat par lequel l'entreprise a désigné un mandataire pour effectuer les démarches pour son compte
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Copie dématérialisée des originaux des factures dont le montant HT dépasse 1 000 € (250 € pour les carburants) ou originaux des factures ou documents commerciaux. Ils doivent contenir les informations suivantes :
Nom et adresse complète du fournisseur ou du prestataire
Sauf en cas d'importation : numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur ou du prestataire ou son numéro d'identification fiscal attribué par l'État remboursement
Sauf en cas d'importation : préfixe de l'État de remboursement
Date et numéro du document ou de la facture
Base de l'imposition et montant de la TVA dans la devise de l'État de remboursement
Montant de la TVA déductible calculée dans la devise de l'État de remboursement
Lorsque cela est nécessaire, la proportion déductible calculée en pourcentage
Nature des biens et des services ventilés
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Nature des biens et services acquis ventilés selon les codes suivants :
Carburant
Location de moyens de transport
Autres dépenses liées aux moyens de transports
Péages routiers et axes de circulation
Dépenses de voyages tels que les frais de taxis ou les frais de transport public
Hébergement
Denrées alimentaires, boissons et services de restauration
Droits d'entrée aux foires et expositions
Dépenses de luxe, de divertissement et de représentation
Autres
Certains États peuvent demander des informations complémentaires à l'entreprise.
À savoir
Lorsque des biens ou des services de code 10 « Autres » sont mentionnés, l'entreprise doit indiquer de quel service ou bien il s'agit.
La TVA dont le remboursement est demandé ne doit pas être inférieure à l'un des montants suivants selon la période sur laquelle porte le remboursement :
Suivi de la demande
Une fois la demande de remboursement (correcte et complète) envoyée à l'État, l'entreprise reçoit en général un accusé de réception de l'État. Certains États n'ont pas demandé le relai de leurs messages de décision : c'est le cas de l'Allemagne, la Hongrie, le Luxembourg, les Pays-bas, la Pologne, la République Tchèque et la Suède.
L'État qui a reçu la demande de remboursement a ensuite 4 mois pour traiter la demande. Ce délai peut être allongé à 6 ou 8 mois lorsque des demandes de documents complémentaires sont faites.
La direction générale des finances publiques met à disposition un document qui répertorie toutes les procédures pour demander un remboursement de TVA dans les États membres de l'UE.